27/07/2021
Dobry i zmotywowany pracownik jest dla firmy prawdziwym skarbem. Jednak w niektórych branżach (takich jak np. księgowość) praca jest jednostajna, powtarzalna i często odbywa się pod presją czasu. Może to prowadzić do wypalenia zawodowego i rezygnacji pracownika. Czy można przeciwdziałać tym procesom i co zrobić by zapobiec odejściu wartościowych ludzi z firmy?
Praca w księgowości - obciążenia psychologiczne
Powtarzalność zadań w księgowości i powodowane tym znużenie jest częstą przyczyną spadku motywacji do pracy. Księgowym niełatwo pracować pod presją czasu i terminów, szczególnie w tych „najgorętszych” okresach roku (np. na koniec miesiąca czy kwartału). Wielokrotnie muszą zostać po godzinach, a wymóg bezbłędności i odpowiedzialność związana z przygotowywanymi rozliczeniami są dodatkowym obciążeniem psychicznym. Praca w takich warunkach może prowadzić do wypalenia zawodowego.
Również forma niektórych zadań może powodować frustrację i zniechęcenie. Często do obowiązków księgowych należy windykacja. W biurze rachunkowym jest to zazwyczaj nielubiana czynność - nierzetelni klienci często są niesłowni i nieprzyjemni, niechętnie odpowiadają na telefony i wezwania do zapłaty. Tego typu czynniki również mogą wpływać na spadek zadowolenia z pracy.
Praca w księgowości - organizacja pracy
Oprócz psychologicznych obciążeń, księgowi mogą się stykać również z utrudnieniami ze strony firmy.
Wśród nich można wskazać złą atmosferę w biurze (m.in. konflikty między pracownikami, brak zgranego zespołu), niewystarczającą komunikację (zarówno z szefem, jak i w grupie) oraz brak równowagi między życiem prywatnym i zawodowym. Niesprawiedliwy podział obowiązków (np. nierówne obciążenie zadaniami), brak odpowiednich narzędzi do pracy (np. programu OCR do faktur) i sztywne warunki (stałe godziny, brak możliwości pracy zdalnej) to także częste przyczyny poszukiwania nowego stanowiska. Wiele osób jest gotowych zrezygnować z pracy również w sytuacji, gdy nie widzą możliwości awansu i rozwoju osobistego lub gdy ich praca nie jest doceniana (zarówno słownie, jak i finansowo).
Jak zatrzymać dobrą księgową?
Zatrzymanie dobrego pracownika w biurze rachunkowym wydaje się trudne - przecież nie da się zmienić zakresu obowiązków czy zdjąć z pracowników odpowiedzialności za przygotowywaną dokumentację. Jednak pracodawca ma wiele możliwości, by (mimo specyfiki tej pracy) wpływać na poziom zadowolenia i motywację swoich podwładnych.
Jak motywować księgowych do pracy i powstrzymać ich przed odejściem do konkurencji? Oto osiem najważniejszych działań, które pozwolą stworzyć zgrany i zadowolony zespół w biurze rachunkowym:
#1
Podstawowym motywatorem jest odpowiednia płaca, uwzględniająca wiedzę, kompetencje, doświadczenie i zakres odpowiedzialności pracownika. Można pomyśleć o uznaniowych dodatkach (finansowych i nie), a następnie stworzyć przejrzysty system nagradzania, z jasnymi kryteriami ich przyznawania.
#2
Nie tylko pieniądze motywują ludzi, ale również okazywane im uznanie i benefity pozafinansowe. Księgowy może poczuć się doceniony pochwałą na forum firmy lub np. rozszerzonym pakietem socjalnym. Znajomość oczekiwań pracowników ułatwia dobranie odpowiednich nagród. Mogą to być zarówno bilety do teatru, jak i szkolenia zawodowe.
#3
Jasny podział kompetencji i odpowiedzialność za określoną grupę klientów jest przejrzysty, pomaga łatwiej organizować czas pracy i zbudować lepsze relacje z klientami. Wprowadzenie go jest możliwe dzięki programom dla księgowości. Pozwalają one planować podział obowiązków, jak również monitorować obciążenie poszczególnych pracowników zadaniami. Ułatwia to ograniczenie sytuacji stresowych związanych z nadchodzącymi terminami i kumulacją zadań do wykonania.
#4
Elastyczne warunki pracy są pomocne w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak np. choroba dziecka. Możliwość pracy zdalnej w księgowości ułatwia zachowanie równowagi między życiem osobistym i zawodowym, dając pracownikowi przestrzeń do odpoczynku i regeneracji. Pomaga również elastycznie planować swój czas pracy, co dla wielu osób jest dużym atutem.
#5
Odpowiednie narzędzia pracy są równie istotne w pracy księgowego co np. w pracy na produkcji. Program OCR dla biura księgowego powinien być uniwersalny i zawierać wszystkie funkcjonalności wymagane w pracy. Bardzo istotna jest również jego bieżąca aktualizacja (zgodność ze zmieniającymi się przepisami prawa) oraz możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły. Jeden program, który kompleksowo obsługuje wszystkie zagadnienia związane z rozliczeniami i prowadzeniem biura pozwala księgowym uniknąć problemów z niekompatybilnością różnych aplikacji i cały czas mieć dostęp do wszystkich danych online.
#6
Automatyzacja w biurze rachunkowym przyczynia się do ograniczenia rutynowych i powtarzanych działań, poprzez wykorzystanie do nich mechanizmów sztucznej inteligencji. Pozwala to księgowym skupić się na zagadnieniach ważnych, zamiast zajmować się prostymi, mechanicznymi czynnościami, takimi jak wpisywanie faktur czy wysyłanie maili z przypomnieniami o płatnościach.
#7
Udział w decyzjach dotyczących pracowników jest ważnym elementem motywowania zespołu. Ludzie lubią mieć poczucie sprawczości i wpływ na to jak będą pracować. Wszystkie zmiany (szczególnie te, które bezpośrednio wpłyną na organizację pracy księgowych) powinny być konsultowane z zainteresowanymi. Warto postawić na otwartą komunikację i posłuchać, jak inni rozwiązaliby dany problem lub co utrudnia im pracę.
#8
Konflikty między pracownikami i zła atmosfera w firmie są jednym z częstych powodów poszukiwania nowego miejsca zatrudnienia. Część z nich pozostanie nierozwiązana, bo wynika z cech osobowości poszczególnych zatrudnionych. Pracodawca może jednak dążyć do budowania zgranego zespołu wspierając otwartą komunikację (np. możliwość skrytykowania rozwiązania i zaproponowania innego), jak również dbając o sprawiedliwy podział obowiązków i jasne zasady awansu.
Specyfika pracy w księgowości wymaga od pracodawcy zwrócenia większej uwagi na budowanie zgranego zespołu, motywowanie pracowników i ułatwianie ich pracy. Okazuje się, że kilka drobnych zmian w organizacji pracy pozwala pracownikom zachować równowagę, zmniejsza stres związany z ponoszoną odpowiedzialnością i pozwala skupić się na rzeczach naprawdę ważnych. Dobre warunki i pozytywna atmosfera minimalizują chęć odejścia do konkurencji, zapewniając pracodawcy zgrany, stały i dobrze funkcjonujący zespół pracowników.