14/09/2020
Praca w księgowości, ze względu na swój monotonny i powtarzalny charakter, może prowadzić do wypalenia zawodowego. Jego efektem jest spadek efektywności, częstsze błędy w wykonywaniu swoich obowiązków, przedłużające się absencje lub odejście z pracy. Jak zapobiegać takim sytuacjom i co można zrobić w przypadku, gdy charakter pracy sprzyja wypaleniu?
Przyczyny wypalenia zawodowego
Wypalenie zawodowe w 2019 roku zostało uznane przez WHO za chorobę. Zagadnieniami związanymi z zapobieganiem wypaleniu zajmuje się również Komisja Europejska, która przygotowała raport „Promowanie zdrowia psychicznego w miejscu pracy. Wytyczne dotyczące wdrażania kompleksowego podejścia”. Analizuje w nim objawy, przyczyny, sposoby zapobiegania oraz leczenia wypalenia. Dokument ten wymienia dziesięć najważniejszych przyczyn, z których właściwie każda może być obecna w pracy biura księgowego:
1. Nieelastyczny, zmienny harmonogram pracy, wymuszający na pracowniku np. pracę po godzinach (w księgowości spowodowane jest to sztywnymi terminami złożenia dokumentów).
2. Brak work-life balance, różne wymagania w pracy i domu, nieumiejętność połączenia tych dwóch dziedzin życia.
3. Brak kontroli nad czasem, tempem pracy i zakresem obowiązków (np. narzuconych przez zmienne przepisy prawa, terminy).
4. Problemy kultury organizacyjnej, objawiające się brakiem wsparcia przy rozwiązywaniu problemów, niejasnymi celami i obowiązkami, niewłaściwą komunikacją lub jej brakiem.
5. Obciążenie pracą (lub wręcz przeciwnie - jej brak) oraz presja terminów, czasu, praca w stresie.
6. Brak jednoznacznej roli w organizacji, odpowiedzialność za działania innych, konflikt obowiązków lub ról wśród pracowników (w przypadku braku jasnego podziału obowiązków, np. przypisania klientów do konkretnego księgowego).
7. Niejednoznaczna ścieżka kariery zawodowej. W szczególności brak możliwości awansu (lub zbyt wysokie stanowisko wobec umiejętności), niskie wynagrodzenie, brak benefitów, brak bezpieczeństwa zawodowego i stabilności zatrudnienia (np. w sytuacji reorganizacji firmy, zatrudnienia w innej formie niż umowa o pracę).
8. Stosunki interpersonalne w pracy, czyli wszelkiego rodzaju problemy i konflikty między pracownikami lub pracownikiem i przełożonym.
9. Brak wyposażenia pozwalającego na spokojną, harmonijną pracę; niewłaściwe narzędzia lub złe warunki pracy (w biurach księgowych najczęściej jest to korzystanie z mało efektywnych metod pracy, zamiast z automatyzacji działań i programów dla księgowych).
10. Zakres obowiązków niepozwalający na wykorzystanie umiejętności, niskie znaczenie pracy, konieczność ciągłego utrzymywania kontaktu z ludźmi.
Zapobieganie wypaleniu w biurze rachunkowym - narzędzia
Zapobieganie wypaleniu polega najczęściej na zmianie warunków lub organizacji pracy, co eliminuje przyczyny choroby. W przypadku biura rachunkowego nie zawsze jest to możliwie. Monotonia zadań, działanie pod presją czasu, terminów i poprawności rozliczeń jest wpisane w zawód księgowego. Można więc próbować wprowadzić zmiany organizacyjne i w kulturze pracy, by ułatwić wykonywanie obowiązków pracownikom, i łączenie życia zawodowego z prywatnym.
Rozwiązaniem, które powinno być wzięte pod uwagę, jest program dla biur księgowych - dedykowana platforma ze wszystkimi narzędziami i udogodnieniami dla tej branży. Pomaga ona zachować kontrolę nad zakresem obowiązków, rozplanować je i dopilnować wszystkich terminów. Ułatwia też rozdzielenie odpowiedzialności (wiadomo kto stworzył lub zmodyfikował dokument), jasny podział obowiązków i delegowanie zadań, poprzez oznaczanie odpowiedniego pracownika przy danym zadaniu. Pozwala to ograniczyć chaos organizacyjny, oferując w zamian stabilność, jasny podział zadań i przejrzystość ról. Automatyzacja powtarzalnych czynności pomaga zaś odciążyć pracownika z nadmiaru zadań.
Programy takie jak Mobevo mogą również wpływać pozytywnie na równowagę między sferą prywatną i zawodową pracownika oraz na harmonogram jego pracy. Umożliwiają korzystanie z pracy zdalnej w księgowości, co pomaga efektywnie planować czas i ułatwia wykonywanie obowiązków w przypadku braku możliwości pracy w biurze (np. w sytuacji opieki nad chorym dzieckiem). Dają też pracownikom swobodę wyboru czasu pracy, swobodnego planowania go oraz przeciwdziała tworzeniu się zaległości i nawarstwianiu się zadań. Panel do komunikacji z klientem online sprawia, że większość dokumentów spływa na bieżąco, dzięki czemu nie ma efektu kumulacji na koniec miesiąca lub roku.
Program dla biura rachunkowego musi zostać odpowiednio wdrożony. Konieczne są szkolenia dla pracowników, które pozwolą poznać jego funkcje i używać go w codziennych rozliczeniach. Pomaga to wyeliminować dodatkowy stres związany ze zmianą.
Zapobieganie wypaleniu w biurze rachunkowym - organizacja i szkolenia
Częstą przyczyną wypalenia zawodowego w księgowości jest kultura organizacyjna firmy i jej zmiana może przynieść korzyści w postaci lepszej współpracy i komunikacji. Pracodawca powinien wspierać otwartość w firmie, dając pracownikom możliwość swobodnego komentowania, jak i proponowania własnych pomysłów. Pojawiające się problemy powinny być zażegnywane w atmosferze porozumienia między stronami, a nie narzucanego odgórnie rozwiązania. Jasne i uczciwe zasady awansu, wynagradzania czy podziału obowiązków z pewnością też pozytywnie wpłyną na atmosferę w pracy. To tylko wybrane pomysły na zmiany zapobiegające wypaleniu zawodowemu wśród księgowych. Ponieważ specyfika pracy nie ulegnie zmianie, pracodawca może pomyśleć o innych metodach wspierania pracowników, np. o zorganizowaniu szkoleń radzenia sobie z pracą pod presją lub w stresie. Dzięki nim pracownik pozna narzędzia pozwalające mu zminimalizować napięcie (które i tak się pojawi) i lepiej planować swoje obowiązki. To również może być cenna pomoc w profilaktyce wypalenia zawodowego w księgowości.