Nowoczesne technologie w księgowości pozwalają przyspieszyć pracę, zmniejszyć liczbę błędów oraz ułatwić komunikację z klientem. W biurze rachunkowym stawiającym na innowacje najczęściej korzysta się z programu do odczytywania faktur i elektronicznego obiegu dokumentów. Popularne są również kompleksowe platformy (takie jak np. Mobevo), pozwalające na automatyzację powtarzalnych czynności przy zachowaniu pełnej kontroli nad ich przebiegiem.
OCR dla księgowych
Najprostszym i łatwym do wdrożenia rozwiązaniem jest program do digitalizacji faktur. Jego zaletą jest szybkość pracy – skanowanie faktur do programu księgowego trwa o wiele krócej niż ich ręczne wpisywanie. Nie tylko pozwala to zaoszczędzić czas i uniknąć błędów (aplikacje OCR są coraz dokładniejsze), ale również wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów. To mniejsze koszty przechowywania (brak wydruków), a także łatwiejszy dostęp do archiwów.
Sztuczna inteligencja w księgowości
Dobry program OCR dla biura rachunkowego wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji, pozwalające na prawidłowe księgowanie i zaszeregowanie dokumentów. Na platformie Mobevo taką funkcję spełnia moduł EVA.
Sztuczna inteligencja odpowiada za właściwe odczytanie, uzupełnienie i przypisanie dokumentów do określonej kategorii. Pracuje zarówno na zeskanowanych wydrukach, jak i gotowych plikach (np. fakturach w formie elektronicznej). Każdy z nich jest weryfikowany, a te, które mogą zawierać błędy, są oznaczane do sprawdzenia. Pracownik weryfikuje i potwierdza również dodanie faktur do odpowiedniego rejestru.
Zaletą sztucznej inteligencji w księgowości jest błyskawiczne uczenie się właściwego przyporządkowania dokumentów. Przekłada się to na szybszą weryfikację skanów i zmniejszenie liczby błędów. Co więcej, łatwo zachować kontrolę nad pracą SI, korzystając z funkcji wysyłania dokumentów z wymogiem dodatkowego sprawdzenia przez człowieka.
Platformy dla biur rachunkowych – Mobevo
Platformy dla biur rachunkowych nie tylko oferują program do skanowania faktur (OCR), ale również wiele dodatkowych modułów usprawniających pracę księgowych. Należą do nich:
- Audyt – pozwalający na skontrolowanie wprowadzonych dokumentów
- Raporty – ułatwiające monitorowanie wysyłki dokumentów (m.in. do US i ZUS)
- Komunikacja – odpowiadająca za korespondencję (również w wersji tradycyjnej)
- Windykacja – zapewniająca stały monitoring płatności i obsługująca wezwania do zapłaty.
- Pakiet biurowy – zawierający popularne programy biurowe, a także kalkulatory, konwertery i zestawienia, z których korzysta się w księgowości.
Zaletą platform jest również ułatwienie komunikacji z klientem biura rachunkowego i zapewnienie mu pełnego dostępu do swoich dokumentów. Panel online dla klienta pozwala zalogować się na konto, gdzie dostępne są wszystkie informacje związane z rozliczeniami wybranej firmy: od faktur kosztowych i sprzedażowych (również archiwalnych), poprzez złożone deklaracje i sprawozdania, aż po korespondencję z biurem rachunkowym. OCR faktur pozwala zaś szybko i bezproblemowo wprowadzać nowe dokumenty do rozliczenia.
Nowe technologie w służbie rozwoju biura rachunkowego
Automatyzacja w biurze rachunkowym to zmiana, z którą wiele firm będzie musiało się zmierzyć chcąc pozostać konkurencyjnymi na rynku. Programy OCR dla księgowych to tylko pierwszy krok w kierunku nowych technologii. Platformy dla księgowych, udostępniające dodatkowe funkcje i całe moduły pozwalają wykonać kolejny i w pełni wykorzystać możliwości sztucznej inteligencji.
Dzięki ich kompleksowości możliwa jest praca zdalna w księgowości z zachowaniem wszystkich zasad bezpieczeństwa i ochrony danych poufnych. Platformy oferują bowiem szereg narzędzi ułatwiających zarządzanie czasem pracowników, m.in. przypisywanie i podział zadań, monitorowanie skuteczności ich wykonania i planowanie działań.
Łatwiej również ocenić pracę biura dzięki raportom i statystykom. Pozwalają one przyjrzeć się wydajności księgowych, zweryfikować kalkulacje i cele, jak również poznać sposób funkcjonowania firmy. Biuro korzystające z nich otrzymuje więc twarde dane dotyczące skuteczności, rentowności i efektywności pracy, na których można oprzeć dalsze plany rozwojowe.
