Praca zdalna (home office) może być wykonywana w obecnych czasach bez rezygnacji z jakości i terminowości świadczonych usług. Wiele biur rachunkowych obawia się jednak wysłania swoich pracowników do pracy w domu, nie mogąc zapewnić im wystarczających narzędzi do wykonywania swoich obowiązków.
Na rynku jest jednak platforma Mobevo. To program dla biur rachunkowych, dzięki któremu praca zdalna w księgowości jest wydajna i efektywna, a biuro nie traci kontroli nad obiegiem dokumentów i wykonywaniem zadań przez pracownika. Ułatwia on również komunikację z klientem oraz przepływ informacji. Zastosowane w nim rozwiązania są przyszłością w branży, a ograniczenia związane z pandemią dają impuls, by wdrożyć je już teraz.
Praca zdalna w księgowości z perspektywy pracownika
Program dla biur rachunkowych Mobevo umożliwia zdalną pracę z dowolnego miejsca. Potrzebuje jedynie dostęp do Internetu.
Każdy pracownik biura, który ma założone konto w systemie, może korzystać z narzędzi Mobevo. Są to pakiet biurowy, program ocr do skanowania faktur, narzędzia do generowania sprawozdań, rozliczania podatków, tworzenia dokumentów urzędowych oraz raportów.
Wszelkiego rodzaju rozliczenia są prowadzone z wykorzystaniem platformy. Jest ona stworzona tak, by łatwo było kontrolować przebieg pracy i jej zakres. Pracownik ma pełny wygląd w to jak przebiega digitalizacji faktur. Dysponuje również pełnymi informacjami o fakturach wystawionych przez klienta w systemie. Teczka klienta zawiera dane wybranego podmiotu, co znacznie ułatwia pracę – w jednym miejscu zebrane są wszystkie potrzebne informacje. Ułatwieniem w komunikacji są szablony wiadomości i dokumentów, które księgowe wykorzystują w codziennej korespondencji z klientami.
Program dla biur rachunkowych Mobevo jest dostępny całą dobę, również poza zwyczajowymi godzinami otwarcia biura rachunkowego. Na platformie można pracować o dowolnej porze dnia, co ułatwia łączenie obowiązków rodzicielskich (np. e-nauki dzieci) z zawodowymi.
Praca zdalna w księgowości z perspektywy biura rachunkowego
Osoby zarządzające biurem księgowym również mogą skorzystać na pracy zdalnej. Możliwość wykonywania obowiązków z domu to wyraz troski o zdrowie pracowników i ułatwienie im aktywności zawodowej pomimo pojawiających się ograniczeń i trudności (np. konieczności opieki nad dziećmi). Pozwala utrzymać stały stan zatrudnienia i zapobiegać sytuacjom, gdy pracownik musi zostać w domu, chociaż mógłby (i chciałby!) pracować.
Program dla biur rachunkowych Mobevo pozwala dodać dowolną liczbę pracowników do panelu. Każdy z nich otrzymuje dostęp do niezbędnych dokumentów, szablonów oraz programów biurowych. Dzięki Mobevo o wiele łatwiej rozdzielić zadania, monitorować czas pracy, zwolnienia i inne informacje związane z kadrami.
Praca zdalna w księgowości nie oznacza utraty nadzoru nad obiegiem dokumentów i funkcjonowaniem biura. Logi systemowe pokazują wszystkie zdarzenia w panelu, bez względu na ich źródło. Pozwala to zachować kontrolę nad działaniami pracowników i monitorować elektroniczny obieg dokumentów. Raporty pokazują zbiorcze zestawienia dla wszystkich klientów biura, pomagając dopilnować składania dokumentów w terminie.
Mobevo ułatwia również monitorowanie czasu pracy oraz realizacji zleconych zadań. Raport pracy zawiera informacje o działaniach użytkownika w systemie, czasie spędzonym w panelu i obsłudze klientów (z wyszczególnieniem firm). Kalendarz spotkań ułatwia ich zdalne planowanie , a grafik nieobecności pozwala na szybkie reagowanie na chorobę lub kwarantannę zatrudnionych.
Dostęp klientów do Mobevo daje również możliwość przeniesienia komunikacji z klientem w biurze rachunkowym na wyższy poziom. Wszelkie istotne dla działalności informacje dostępne są po zalogowaniu. Klient otrzymuje powiadomienie o wysłanych sprawozdaniach, może kontaktować się ze swoim opiekunem i przesyłać mu dokumenty, a także pobierać raporty.
Mobevo daje też klientom możliwość samodzielnego skanowania faktur do programu księgowego (OCR faktur). Eliminuje tym samym konieczność osobistego pojawienia się w biurze rachunkowym z plikiem papierowych dokumentów.
Dzięki automatyzacji i nowoczesnym technologiom praca zdalna w księgowości może być równie wydajna i efektywna, jak w przypadku stacjonarnego trybu pracy.
