Automatyzacja w biurze rachunkowym pozwala ograniczyć zaangażowanie personelu w powtarzalne, proste czynności, zoptymalizować organizację i poprawić jakość pracy. Platformy oparte na digitalizacji faktur wspomagane sztuczną inteligencją znacznie przyspieszają wykonywanie niektórych zadań, a także dbają o ich poprawność.
Automatyzacja pracy w biurze rachunkowym – najważniejsze narzędzia
Najpopularniejszą funkcją wykorzystywaną w księgowości jest skanowanie faktur. Program OCR dla biura rachunkowego pozwala na szybsze wprowadzanie dokumentów, dzięki możliwości ich digitalizacji zamiast ręcznego przepisywania. Dane są sczytywane, korygowane z wykorzystaniem mechanizmów sztucznej inteligencji i księgowane w programie księgowym.
Zaletą modułu OCR w Mobevo jest to, że czynność ta może być wykonana zarówno przez pracowników biura rachunkowego (w przypadku otrzymania wydrukowanych faktur), jak i przez samego klienta. Dostęp do platformy online daje klientom możliwość zrobienia zdjęcia dokumentom, które otrzymał w wersji papierowej, jak również dodania ich bezpośrednio z pliku (w wersji elektronicznej).
Automatyzacja pracy w biurze rachunkowym – komunikacja z klientem
OCR dla księgowych to jednak nie wszystko. Program dla biur rachunkowych Mobevo pozwala również na automatyzację zadań związanych z obsługą klienta.
Kontakty księgowych z klientami w biurze rachunkowym korzystającym z Mobevo odbywają się głównie przez platformę czyli panel online klienta. W panelu online klient znajdzie wszystkie informacje związane z rozliczeniami swojej firmy. Ma możliwość sięgnięcia do niego o każdej porze dnia i tygodnia (również poza godzinami pracy biura) i pobrania potrzebnych dokumentów – złożonych deklaracji, archiwalnych faktur, statystyk i raportów.
Ogranicza to czas, który księgowy musi poświęcić na tworzenie i wysyłanie odpowiedzi na maile. Tym bardziej, że duża część korespondencji wymienianej z klientami jest powtarzalna. To prośby o dokumenty, informacje o konieczności opłacenia podatku czy przesyłanie sprawozdań. Mobevo pomaga zautomatyzować tego typu czynności, tworząc spersonalizowaną treść i szablony maili. Zintegrowanie systemu z programem pocztowym ułatwia przygotowywanie wiadomości oraz przesyłanie ich bezpośrednio z programu lub platformy. Już nie trzeba każdorazowo wpisywać tekstu i kopiować załączników do skrzynki nadawczej!
Automatyzacja pracy w biurze rachunkowym – kontrola procesów
Prowadzenie księgowości wymaga systematyczności i kontroli na każdym etapie pracy z dokumentami. Mobevo umożliwia jej wykonywanie z zachowaniem wysokich standardów.
Już podczas digitalizacji faktur Mobevo korzysta z mechanizmów sztucznej inteligencji dzięki czemu ogranicza liczbę błędów w skanowaniu. Raport Grafik to zestawienia pokazujące wszystkie czynności jakie musi wykonać księgowa dla swojego klienta i stan ich realizacji. Dzięki niemu może się dowiedzieć co jeszcze powinno zostać przygotowane, jaki jest status poszczególnych dokumentów i które należy uzupełnić. Ręczne wyszukiwanie tych informacji pochłonęłoby mnóstwo czasu, a elektroniczny obieg dokumentów pozwala otrzymać pełne zestawienie w kilka chwil.
Mobevo ma również wiele funkcji ułatwiających audyt funkcjonowania biura rachunkowego, m.in. pod kątem efektywności rozpoznawania OCR, księgowania faktur oraz rentowności klienta. Automatycznie tworzy zestawienia i dostarcza dane do analizy funkcjonowania firmy, wskazując obszary, które mogą zostać zoptymalizowane.
Platforma pozwala także na zarządzanie pracownikami. Daje szereg funkcji do planowania urlopów i nieobecności, analizy wydajności i zarządzania zadaniami. Automatyzacja windykacji m.in. w zakresie stworzenia schematów przypomnień, harmonogramów i zadań, ułatwia kontrolowanie należności i poprawia płynność finansową biura.
Automatyzacja w biurze rachunkowym pomaga zaoszczędzić czas pracowników, przyspieszyć powtarzalne czynności i przenieść kontakty z klientem na wyższy poziom. Nie tylko skanowanie faktur, ale też inne coraz bardziej zaawansowane narzędzia, wspierane przez sztuczną inteligencję, ułatwiają biurom rachunkowym ograniczenie czasochłonnych zadań i koncentrację na kluczowych zagadnieniach w rozliczaniu klientów.
