O wyborze biura rachunkowego często decydują niuanse: lokalizacja, doświadczenie pracowników, polecenie przez znajomego lub dodatkowa oferta. Dlatego też coraz więcej biur rachunkowych, oprócz dbania o swój wizerunek i rzetelność, decyduje się na rozszerzenie pakietu usług dla klientów. Czy to opłacalna inwestycja?
Głównym zajęciem księgowości jest prowadzenie rozliczeń klientów w formie ryczałtu, KPiR lub ksiąg rachunkowych. Niektóre biura już na początku swojej działalności uzupełniają tę ofertę o rozliczenia podatkowe oraz usługi kadrowo-płacowe. Gdy przedsiębiorstwa klientów zaczną się rozrastać, będą mogły od razu zaoferować im obsługę spraw pracowniczych.
Drugim, równie często spotykanym benefitem dla klientów biura, jest darmowy dostęp do programu do faktur. Aplikacja online pozwala na wystawianie dokumentów sprzedażowych i skanowanie kosztowych, umożliwiając przesyłanie ich bezpośrednio do księgowości.
Usługi specjalistyczne
Biura konkurują też na rynku ofertą usług specjalistycznych. Jedną z nich jest znajomość prawa podatkowego innych państw i biegłość w prowadzeniu rozliczeń międzynarodowych. Firmy działające na rynkach zagranicznych z pewnością wybiorą wyspecjalizowane biuro znające aktualne przepisy, stawki i opłaty, dzięki czemu przygotowanie dokumentów celnych nie będzie problemem.
Dużym zainteresowaniem cieszą się również biura zatrudniające doradców podatkowych, specjalizujących się w optymalizacji kosztów działalności gospodarczej. Analizują oni na bieżąco sytuację klientów, by zaproponować im rozwiązania inwestycyjne i zmniejszyć daniny na rzecz państwa.
Osoby chcące korzystać z dofinansowania, pożyczek lub środków europejskich powinny rozejrzeć się za biurem rachunkowym, które zajmuje się rozliczaniem dotacji. To specyficzny rodzaj dokumentacji, wymagający znajomości metodologii i formularzy. Wiele biur w pakiecie z rozliczeniem oferuje też pisanie wniosków o granty.
Usługi prawne
Zatrudnianie w biurze pracowników o wąskiej specjalizacji nie zawsze jest opłacalne – usługi są więc zlecane zewnętrznym podmiotom. Do najczęściej outsourcowanych zadań należy obsługa prawna.
Biuro rachunkowe może nawiązać współpracę z kancelariami adwokackimi i polecać ich usługi swoim klientom. Obsługa prawa obejmuje najczęściej zagadnienia związane z prawem handlowym, prawem spółek, działalnością gospodarczą, kodeksem cywilnym oraz usługi notarialne.
Przedstawicielstwo i reprezentacja
Wiele biur rachunkowych zajmuje się również sprzedażą ubezpieczeń dla firm, załatwianiem spraw związanych z leasingiem (np. maszyn lub samochodów) oraz kredytami na rozwój lub prowadzenie działalności. We wszystkich tych przypadkach biuro przygotowuje niezbędne dokumenty i prowadzi w imieniu klienta negocjacje z bankami, aż do uzyskania satysfakcjonujących warunków.
Drugim benefitem dla klientów jest załatwianie wszelkich spraw związanych z posiadaniem firmowego smartfona. Biuro dba o wybór odpowiedniej taryfy i aparatu, jak również zajmuje się rozliczaniem abonamentu z operatorem i przedłużaniem umowy.
Usługi dla nowych podmiotów
Aktywne szukanie podmiotów gospodarczych wchodzących dopiero na rynek jest dobrym sposobem na zainteresowanie klienta swoją ofertą już w pierwszych dniach jego działalności w biznesie. Nowopowstała firma wkrótce może zainwestować w kolejne usługi m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych, ubezpieczenie, pomoc prawną czy doradztwo inwestycyjne.
Oferta dla nowych podmiotów obejmuje wsparcie merytoryczne (konsultacje przy wyborze formy działalności) oraz pomoc w przygotowaniu dokumentów i rejestracji działalności lub spółki. Często obejmuje również wirtualny adres (możliwość zarejestrowania działalności gospodarczej pod adresem księgowości). To rozwiązanie przyciąga osoby chcące założyć jednoosobową działalność gospodarczą, które nie planują wynajmować pomieszczeń. Dzięki temu nie muszą jej rejestrować pod swoim domowym adresem; mają również zapewnioną obsługę korespondencji.
Zalety i wady rozszerzania oferty biura o usługi dodatkowe
Oferowanie usług niezwiązanych stricte z księgowością często przekłada się na większe zainteresowanie ze strony klientów. Wiele firm poszukuje podmiotów, które kompleksowo zajmą się wszelkimi „formalnościami” związanymi z prowadzeniem firmy. Osoby takie szukają gotowych rozwiązań i chętnie zwiążą się na dłużej z biurem rachunkowym, które je dla nich przygotuje. Zadowolony klient nie będzie szukał innych podmiotów, gdy pojawi się potrzeba skorzystania np. konsultacji prawnych lub chęć aplikowania o dotacje. Łatwiej będzie mu zdecydować się na sprawdzone i znane biuro, zamiast poświęcać czas na szukanie innego kontrahenta.
Dodatkowa oferta dla powstających firm również przekłada się na wzrost konkurencyjności na rynku. Osoby, które współpracują z biurem rachunkowym i współpraca układa się dobrze, nie są zbyt chętne do zmiany. Rozszerzenie pakietu usług o pomoc przy zakładaniu biznesu może więc zapewnić dopływ klientów już na początkowym etapie działalności. Specjalistyczna wiedza (np. dotycząca branży), rzetelność i profesjonalizm pozwolą ich zatrzymać na dłużej.
Wadami rozszerzania oferty biura rachunkowego jest konieczność poświęcania czasu na sprawy niezwiązane z księgowością, jak również koszty wdrożenia takich rozwiązań. Nowe usługi wymagają zatrudnienia dodatkowych osób do obsługi (np. wirtualnego adresu, korespondencji klientów, ubezpieczeń) oraz stałe trzymanie ręki na pulsie (np. w przypadku ofert telekomunikacyjnych czy kredytowych). Outsourcing usług pozwala zmniejszyć te koszty, ale jednocześnie nie jest korzystny finansowo – to jedynie przedstawienie swoim klientom oferty zaprzyjaźnionych podmiotów.
Podsumowanie
Wyróżnienie się na rynku i przyciągnięcie klienta wymaga nieszablonowych działań. Biuro księgowe ma przed sobą dwie możliwości osiągnięcia takiego celu. Po pierwsze może specjalizować się w wąskim zakresie usług (np. rozliczaniu transakcji z wybranym państwem europejskim). Minusem takiego rozwiązania jest jednak poważne zawężenie grupy potencjalnych klientów. Drugą możliwością jest budowa centrum usług dla firm, gdzie prowadzenie księgowości jest tylko jedną z oferowanych opcji. To rozwiązanie jest o tyle korzystniejsze, że znacznie zwiększa grupę zainteresowanych podmiotów gospodarczych. Centrum usług pozwala przedsiębiorcom zaoszczędzić czas i korzystać z wybranej oferty w miarę pojawiania się takiej potrzeby. To komfortowe, proste rozwiązanie, ułatwiające prowadzenie biznesu w każdej branży.
