23/03/2021
Biuro rachunkowe jest sprawdzonym sposobem na biznes. Zapotrzebowanie na tego typu usługi rośnie, bo coraz więcej firm decyduje się zlecić prowadzenie księgowości wyspecjalizowanym podmiotom. Co zrobić by dobrze prosperowało? Jak osiągnąć cel każdego właściciela biura - rentowne biuro rachunkowe?
Do najpopularniejszych sposobów na poprawę rentowności biura należy wykorzystanie możliwości jakie daje automatyzacja w księgowości (OCR dla biur rachunkowych) oraz programy franczyzowe.
1. Rentowne biuro rachunkowe - sztuczna inteligencja w księgowości
Pierwszym krokiem do poprawy rentowności biura rachunkowego jest zautomatyzowanie czynności, które mogą być zautomatyzowane. Wykorzystanie sztucznej inteligencji w księgowości ułatwia realizację codziennych zadań, pomaga dopilnować terminów oraz poprawności składanych dokumentów.
● OCR dla księgowych
Największym atutem programu do odczytywania faktur jest oszczędność czasu. Ręczne wprowadzanie dokumentów zajmuje pracownikowi wiele godzin, których nie może poświęcić na ważniejsze sprawy. Wraz ze wzrostem liczby klientów konieczne staje się zatrudnianie dodatkowych osób. Dla biura rachunkowego są to dodatkowe koszty: wynagrodzeń, zastępstw chorobowych, podatków i ZUS-u. Dlatego skorzystanie z programu do skanowania faktur pomaga zaoszczędzić, dzięki powierzeniu prostych, powtarzalnych czynności sztucznej inteligencji zamiast pracownikowi.
● Praca zdalna w księgowości
Program OCR dla biura rachunkowego ma jeszcze inne zalety. Jedna z nich to możliwość pracy zdalnej, ułatwiająca wykorzystanie zasobów ludzkich w optymalny sposób i zapewnienie elastycznych form pracy. Praca zdalna w księgowości dotychczas nie cieszyła się powodzeniem, bo wymagała fizycznego przenoszenia dokumentów w inne miejsce, co mogło naruszyć ich poufność. Obecnie, gdy wiele biur księgowych korzysta z OCR faktur, wszystkie dokumenty są w wersji elektronicznej. Pracownik może się zalogować na platformę i korzystać z nich w każdym miejscu, również w domu. Platforma pozwala również na monitorowanie terminów i sprawdzanie na jakim etapie są poszczególne zadania oraz kto jest za nie odpowiedzialny. Dzięki temu nawet podczas pracy zdalnej nie traci się kontroli nad działaniami pracowników, terminami, dokumentacją i kalendarzem.
● Komunikacja z klientem w biurze rachunkowym
Dotychczas gros czasu pracy zatrudnionych zajmowało komunikowanie się z klientami - proszenie o brakujące dokumenty, przekazywanie informacji, sprawozdań, wyjaśnianie nieścisłości. Elektroniczny obieg dokumentów i panel online dla klienta pozwalają to zmienić, z korzyścią dla biura rachunkowego. Wszelka korespondencja odbywa się przez platformę, z wykorzystaniem gotowych szablonów wiadomości i powiadomień. Klient nie musi już dzwonić i pytać, bo ma pełny dostęp do wszystkich dokumentów (również archiwalnych), bilansów i sprawozdań. Samodzielnie może zeskanować wszystkie faktury, które przekazuje biuru na koniec miesiąca, bez konieczności składania ich w formie papierowej.
● Wirtualne archiwum
Digitalizacja faktur dostępna w programie dla biur rachunkowych ma jeszcze jedną zaletę: to możliwości przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej. Zapewnia ona nie tylko błyskawiczny dostęp do każdego dokumentu, który trafił do biura księgowego i wyszukanie go w przeciągu kilkunastu sekund. To także oszczędność miejsca, które trzeba by przeznaczyć na składowania archiwalnych segregatorów. Rezygnacja z dodatkowych pomieszczeń również pozwala zmniejszyć comiesięczny koszt funkcjonowania biura.
2. Rentowne biuro rachunkowe - franczyza
Drugim sposobem poprawy rentowności biura rachunkowego jest uczestnictwo w programie franczyzowym. Pozwala on zwiększyć liczbę klientów, skuteczniej promować usługi biura na rynku i skorzystać z wiedzy innych. Firmy chętniej korzystają ze znanych marek i usług księgowych, które są obecne na rynku kilka lat i mają dobre referencje od swoich klientów.
● Marka, promocja, marketing
Programy franczyzowe oferują pełny pakiet wsparcia marketingowego i promocyjnego, pomagającego rozwinąć działalność biura i pozyskać nowych klientów. Biuro działa pod znaną i poważaną na rynku marką, a także otrzymuje potrzebne do promowania się materiały (zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej). Może również liczyć na wsparcie w kampaniach marketingowych i wizerunkowych. Koszt przygotowania takich materiałów (grafika, projekty, wydruki) i samej promocji (harmonogram, analiza rynku) byłby znacznie większy w przypadku samodzielnej działalności. Franczyza pomaga więc zaoszczędzić na kosztach reklamowania się, oferując know-how i sprawdzone metody docierania do klienta.
● Wiedza
Chcąc stworzyć rentowne biuro rachunkowe warto skorzystać z doświadczenia i wiedzy tych, którym już się to udało.
Rzetelność, terminowość i bezbłędność są jednymi z podstawowych wymogów, jakie firmy stawiają biurom rachunkowym. Dlatego uczestnicy programów franczyzowych mogą liczyć na wsparcie merytoryczne. Otwiera ono możliwość konsultacji z doradcą podatkowym trudniejszych przypadków lub wątpliwości, jak również szkolenia aktualizujące wiedzę. Znajomość zmieniających się przepisów i możliwość skorzystania z doświadczenia i wiedzy profesjonalistów pozwala prowadzić rozliczenia zgodnie z prawem i w wymaganych terminach.
Biuro rachunkowe, które korzysta z automatyzacji i wsparcia profesjonalistów ma duże szanse by stać się rentownym i dochodowym biznesem. Warto więc sięgnąć po sprawdzone metody, które pomogą wprowadzić oszczędności i zmaksymalizować zyski.