23/04/2021
Skuteczna windykacja w biurze rachunkowym jest jednym ze sposobów na zachowanie płynności finansowej. Dzięki modułowi windykacyjnemu dostępnemu w programie OCR dla księgowych Mobevo można nią efektywnie zarządzać i automatyzować jej działania.
Automatyzacja w biurze rachunkowym a skuteczność windykacji
Biura rachunkowe nie korzystające z OCR faktur zazwyczaj ręcznie sterują windykacją. Właściciele biur lub księgowe podejmują działania dopiero w chwili pojawienia się większych zatorów płatniczych, przez co pochłaniają im mnóstwo czasu. Do każdego dłużnika trzeba przesłać informację z wpisanymi ręcznie danymi dotyczącymi dokumentu, kwoty zaległości oraz terminu.
Znacznie więcej korzyści niż manualne zarządzanie windykacją może przynieść zastosowanie programu ze sztuczną inteligencją takiego jak Mobevo. Pozwala on zautomatyzować czynności związane z odzyskiwaniem zaległości płatniczych. Wiele z ustawień wystarczy raz wprowadzić, by później działały bez pochłaniania uwagi (i czasu!) użytkownika. Pozwala to również zrezygnować z bieżącego monitorowania terminów płatności faktur - program wykonuje to automatycznie. Oprócz standardowych funkcji - takich jak zestawienie faktur po terminie oraz list dłużników - program Mobevo pozwala korzystać z wielu innych.
Windykacja w biurze rachunkowym - schematy
W module windykacyjnym dostępne są zautomatyzowane schematy działania w przypadku problemów z płatnością faktur. Można ustawić jeden schemat dla wszystkich klientów lub tworzyć osobne dla poszczególnych grup.
Każdy schemat opiera się na elektronicznym obiegu dokumentów. Skanowanie faktur pozwala wprowadzić wszystkie dane do systemu lub Mobevo może je pobrać je z programu księgowego. Na podstawie tych informacji moduł windykacyjny monitoruje terminy płatności. W przypadku, gdy zbliża się termin lub jest on przekroczony automatycznie podejmowane są czynności, których celem jest przypomnienie klientowi o zaległości. W zależności od ustawień może to być wiadomość sms lub e-mail (ich treść można ustawić w trakcie tworzenia schematu). Program Mobevo umożliwia również dołączenie kopii dokumentu, który nie został opłacony. Zaprogramowane działania można powtarzać w określonych odstępach czasu lub zmieniać ich rodzaje w kolejnych etapach windykacji. Każdy schemat można modyfikować i edytować. Nie ma również problemów z eksportem już gotowych schematów między różnymi bazami danych.
Windykacja w biurze rachunkowym - wiadomości
Komunikacja z klientem w biurze rachunkowym również może zostać zautomatyzowana. Program do skanowania faktur Mobevo pozwala na tworzenie spersonalizowanych wiadomości e-mail i sms, dostosowanych do etapu windykacji i grupy klientów.
Ich napisanie jest tym prostsze, że Mobevo pozwala skorzystać z gotowych parametrów, każdorazowo podstawiając pod nie dane pobrane z bazy dokumentów danego klienta. Są to m.in. numer dokumentu, kwota zaległości, nazwa klienta czy też lista faktur przeterminowanych na dany moment. W przypadku więcej niż jednej faktury system sumuje należność, podając całkowitą kwotę do zapłaty. Wszystkie te czynności dzieją się automatycznie. Zadaniem księgowego jest jedynie stworzenie szablonu takiej wiadomości.
Zalety automatyzacji windykacji w biurach rachunkowych
Automatyzacja windykacji w księgowości ułatwia skoncentrowanie się na istotnych zagadnieniach strategicznych, pozostawiając proste, powtarzalne czynności sztucznej inteligencji. Dzięki niej można stworzyć schematy działania w różnych sytuacjach i określić odgórnie treść wysyłanych wiadomości oszczędzając tym samym czas.
Rozbudowany program dla biur rachunkowych jakim jest Mobevo ma również tę zaletę, że wiele czynności można prowadzić spoza siedziby biura. Moduł windykacji umożliwia monitorowanie płatności również w trakcie pracy zdalnej. W księgowości, gdzie terminowość i systematyczność działań jest ważna, to wielki atut, nie pozwalający na tworzenie się zaległości.
Korzystanie z Mobevo jest wygodne także dla przedsiębiorców. Panel online dla klienta umożliwia im sprawdzenie ważnych informacji w przeciągu kilku chwil. Dzięki niemu mają pełny dostęp do danych o swoich płatnościach, zobowiązaniach i zaległościach.
Skuteczna windykacja w biurze rachunkowym nie musi być czasochłonna i męcząca. Dzięki Mobevo - programowi do całościowego zarządzania biurem rachunkowym będzie ona prowadzona w pełni profesjonalnie, efektywnie i bez opóźnień. Wystarczy poświęcić trochę czasu na zaplanowanie schematów działań, by móc go zaoszczędzić na dalszych etapach pracy z programem.